De ce să cumpărați un instrument scump de gestionare a prezenței pentru startup dacă puteți urmări prezența echipei în Excel? Da! Puteți crea cu ușurință un tracker de prezență în Excel. În acest articol, vom învăța cum să facem acest lucru.
Pasul 1: Creați 12 foi pentru fiecare lună într-un registru de lucru
Dacă intenționați să urmăriți prezența timp de un an, va trebui să creați fișa fiecărei luni în Excel.
Pasul 2: Adăugați coloane pentru fiecare dată din foaia fiecărei luni.
Acum creați un tabel care conține numele colegilor dvs. de echipă, o coloană pentru totaluri și 30 (sau numărul de zile pe lună) cu data și ziua săptămânii ca titluri de coloană.
Pentru a obține numele zilei săptămânii, puteți căuta calendarul sau puteți utiliza formula pentru al copia în restul celulelor.
| = TEXT (data, "ddd") |
Puteți citi despre asta aici.
Formatați weekendurile și sărbătorile întunecate și completați-le cu valori fixe, cum ar fi Weekend / Holiday, așa cum se arată în imaginea de mai jos.
Faceți același lucru pentru fiecare foaie.
Pasul 3. Remediați intrările posibile utilizând validarea datelor pentru fiecare celulă deschisă.
Acum toată lumea își poate introduce prezența în foaie, dar poate introduce text aleatoriu. Unii pot scrie P pentru prezent, sau Prezent, sau per, etc. Uniformitatea datelor este obligatorie în orice sistem de management al prezenței.
Pentru a permite utilizatorilor să scrie doar P sau A pentru prezent și respectiv absent, putem folosi validarea datelor.
Selectați orice celulă, accesați datele din panglică și faceți clic pe validarea datelor. Selectați lista dintre opțiuni și scrieți A, P în caseta de text.
Apăsați OK.
Copiați această validare pentru întreaga gamă deschisă de date (interval deschis înseamnă celulă în care utilizatorul poate introduce valori).
Pasul 3: Blocați toate celulele, cu excepția cazului în care trebuie introdusă prezența.
Selectați data, coloana dată. De exemplu, selectați 1 ianuarie. Faceți clic acum pe intervalul selectat și accesați formatarea celulei. Mergeți la protecție. Debifați caseta de selectare blocată. Apăsați OK. Acum copiați acest interval în toate intervalele de date deschise.
Acest lucru va permite intrarea în aceste celule numai atunci când protejăm foile de lucru folosind meniul de protecție a foilor de lucru. Astfel, formulele, formatările dvs. vor fi intacte, iar utilizatorii își pot modifica doar prezența.
Pasul 4: Calculați zilele actuale ale coechipierilor
Deci, cum calculați zilele actuale? Ei bine, fiecare are propriile formule pentru a calcula prezența. Voi discuta despre al meu aici. Puteți efectua modificări conform cerinței fișei de participare.
Numărul total de zile prezente ca număr total de zile într-o lună, minus numărul de zile absente. Acest lucru va ține sub control sărbătorile și weekendurile. Acestea vor fi numărate automat ca zile lucrătoare.
Deci formula excel pentru numărarea zilelor actuale va fi ca:
| = COUNT (date) -COUNTIF (interval de participare, "A") |
Aceasta va păstra în mod implicit pe toată lumea prezentă pentru întreaga lună până când îi veți marca absenți pe foaie.
În exemplu, formula este:
| = COUNT ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, „A”) |
Am scris această formulă în celula B3 și apoi am copiat-o. Puteți vedea că cele 27 de zile sunt prezentate ca un cadou. Chiar dacă nu am umplut toate celulele prezenței. O puteți păstra astfel, dacă doriți ca acestea să fie prezente în mod implicit. Sau dacă doriți ca acestea să lipsească implicit, verificați toate celulele ca absente. Aceasta va ține cont doar de zilele prezente în calculul actual.
Pasul 5: Protejați foaia
Acum că am făcut totul pe această foaie. Să-l protejăm astfel încât nimeni să nu poată modifica formula sau formatarea de pe foaie.
Accesați fila de examinare din panglică. Găsiți meniul Protect Sheet. Apasa pe el. Se va deschide o casetă de dialog care va cere permisiunile pe care doriți să le acordați utilizatorilor. Verificați toate permisiunile pe care doriți să le permiteți. Vreau doar ca utilizatorul să poată umple prezența cu nimic altceva. Așa că o voi păstra așa cum este.
Ar trebui să utilizați o parolă pe care să o puteți aminti cu ușurință. În caz contrar, oricine îl poate debloca și modifica registrul de lucru privind prezența.
Acum, dacă încercați să modificați celulele fără prezență, Excel nu vă va permite să faceți acest lucru. Cu toate acestea, puteți modifica celulele de prezență, deoarece le-am neprotejat.
Pasul 6: Faceți procedura de mai sus pentru toate foile lunare
Faceți același lucru pentru fiecare foaie lunară. Cel mai bun mod este să copiați aceeași foaie și să faceți 12 foi din ea. Deprotejați-le și efectuați modificările necesare, apoi protejați-le din nou.
Pregătiți foaia de prezență a masterului
Deși avem toate foile gata pentru a fi utilizate pentru umplerea prezenței, nu avem un singur loc pentru a le monitoriza pe toate.
Administrația ar dori să vadă toată prezența la un singur loc în loc de pe diferite foi. Trebuie să creăm o foaie de participare la master.
Pasul 7: Pregătiți tabelul principal pentru a monitoriza prezența la un singur loc în Excel
Pentru aceasta, pregătiți un tabel care conține numele colegilor de echipă ca titluri de rând și numele lunii ca titluri de coloană. Vezi imaginea de mai jos.
Pasul 7: Căutați prezența echipei din fișa fiecărei luni
Pentru a căuta prezența din foaie, putem avea o formulă simplă VLOOKUP, dar va trebui să o facem de 12 ori pentru fiecare foaie. Dar știți că putem avea o formulă pentru a căuta din mai multe foi.
Utilizați această formulă în celula C3 și copiați în restul foilor.
| = VLOOKUP ($ A3, INDIRECT (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Din moment ce știm că toate foile au prezență totală în intervalul B3: B12, folosim funcția INDIRECT pentru a prelua valori din mai multe foi. Când copiați această formulă la dreapta, aceasta caută valori în foile de februarie.
Atenție: asigurați-vă că numele foilor și titlurile coloanelor din master sunt aceleași, altfel această formulă nu va funcționa.
Pasul 8: Utilizați funcția Sumă pentru a obține toate zilele prezente ale anului unui coechipier.
Acest lucru este opțional. Dacă doriți, puteți calcula totalul zilelor prezente ale angajaților dvs. pe tot parcursul anului, utilizând pur și simplu formula sumă.
Și asta este. Avem sistemul nostru de gestionare a prezenței Excel pregătit. Puteți modifica acest lucru conform cerințelor dvs. Folosiți-l pentru calculul salariului, calculul stimulentelor sau orice altceva. Acest instrument nu vă va da greș.
Puteți face modificări pentru a calcula sărbătorile și weekendurile separat în fiecare foaie. Apoi scoateți-le din totalul zilelor prezente, pentru a calcula totalul zilelor lucrătoare. De asemenea, puteți include L pentru Concediu în meniul derulant pentru a marca concediul angajaților.
Deci, băieți, așa puteți crea un sistem excel de gestionare a prezenței pentru startup. Este ieftin și extrem de flexibil. Sper că acest tutorial vă va ajuta să vă creați propriul registru de lucru Excel. Dacă aveți întrebări, spuneți-mi în secțiunea de comentarii de mai jos.
Căutați din tabele variabile utilizând INDIRECT: Pentru a căuta dintr-o variabilă de tabel în Excel, putem folosi funcția INDIRECT. Funcția INDIRECT va prelua intervalul de text și îl va converti în intervalul de prezență real.
Utilizați INDEX și MATCH pentru a căuta valoarea: Formula INDEX-MATCH este utilizată pentru a căuta dinamic și precis o valoare într-un tabel dat. Aceasta este o alternativă la funcția VLOOKUP și depășește neajunsurile funcției VLOOKUP.
Utilizați VLOOKUP din două sau mai multe tabele de căutare | Pentru a căuta din mai multe tabele putem lua o abordare IFERROR. Pentru a căuta din mai multe tabele se ia eroarea ca un comutator pentru tabelul următor. O altă metodă poate fi abordarea If.
Cum se face o căutare sensibilă la majuscule și minuscule în Excel | funcția VLOOKUP a excelului nu este sensibilă la majuscule și minuscule și va returna prima valoare potrivită din listă. INDEX-MATCH nu face excepție, dar poate fi modificat pentru a face sensibile la majuscule. Să vedem cum …
Căutați text care apare frecvent cu criterii în Excel | Căutarea apare cel mai frecvent în text într-un interval pe care îl folosim funcția INDEX-MATCH cu MOD. Iată metoda.
Articole populare:
50 de comenzi rapide Excel pentru a vă crește productivitatea | Deveniți mai rapid la sarcina dvs. Aceste 50 de comenzi rapide vă vor face să lucrați și mai rapid pe Excel.
Cum se utilizează funcția Excel VLOOKUP| Aceasta este una dintre cele mai utilizate și populare funcții ale Excel, care este utilizată pentru a căuta valoarea din diferite intervale și foi.
Cum se folosește Excel Funcția COUNTIF| Numărați valorile cu condiții folosind această funcție uimitoare. Nu trebuie să vă filtrați datele pentru a număra anumite valori. Funcția Countif este esențială pentru a vă pregăti tabloul de bord.
Cum se utilizează funcția SUMIF în Excel | Aceasta este o altă funcție esențială a tabloului de bord. Acest lucru vă ajută să rezumați valori în condiții specifice.