În timp ce lucrați la rapoarte, doriți ca utilizatorii să introducă informații specifice despre detaliile lor personale pentru a fi introduse în foaia de lucru Excel. Pentru a împiedica utilizatorii să introducă SSN mai mare sau mai mic de 9 cifre, vom utiliza caracteristica încorporată Excel Validarea datelor.
Să luăm un exemplu:
- SSN nu poate avea mai mult de 9 cifre pentru a restricționa utilizatorul să introducă SSN-ul său și să-l împiedice să introducă cifre mai mici sau mai mari de 9.
- În coloana A, avem nume și în coloana B vrem ca oamenii să introducă SSN-ul lor
- În timp ce introduceți SSN, dorim ca utilizatorul să introducă 9 cifre, deoarece SSN necesită exact 9 cifre (nu mai mult sau mai puțin de).
- Selectați celulele în care trebuie aplicată validarea datelor în timp ce introduceți SSN.
- Click pe Panglică de date
- În Instrumente de date grup, faceți clic pe Data validarii
- The Data validarii va apărea caseta de dialog
- În fila Setări, selectați Personalizat în Criterii de validare și introduceți formula ca = LEN (B2) = 9 în caseta Formula
- Formula menționată mai sus va împiedica utilizatorii să introducă cifre mai mici sau mai mari de 9 cifre.
- Faceți clic pe OK
- Dacă introducem exact 9 cifre în coloana B, atunci celula va accepta numerele
- În timp ce dacă introducem în mod intenționat mai mult de 9 cifre, atunci Excel nu va permite introducerea și va apărea un mesaj de eroare pentru a notifica problema.
- Dacă introducem mai puțin de 9 cifre, Excel nu ne va permite să intrăm și va apărea un mesaj de eroare.
Folosind funcția încorporată Excel Validarea datelor, putem pregăti rapoarte personalizate pentru ca utilizatorul să introducă informațiile specifice care sunt utile pentru realizarea rapoartelor.